UJIAN AKHIR SEMESTER MANAJEMEN KANTOR 2

Wrote by Post Comment



PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI
DALAM PROSES PENGAWASAN KINERJA PEGAWAI DI KANTOR

 

 

Makalah ini diajukan untuk memenuhi syarat penilaian Ujian Akhir Semester (UAS) Dalam Mata Kuliah Manajemen Kantor 2
Dosen Pembimbing: Sholihati Amalia, S.Sos., M.Pd.




Disusun oleh
Anida Nur Azizah
NIM 155211034






PROGRAM STUDI D III ADMINISTRASI BISNIS
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2017
 

KATA PENGANTAR


Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, penulis panjatkan puji dan syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada penulis, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah Manajemen Kantor.
Adapun makalah  Manajemen Kantor ini telah penulis usahakan semaksimal mungkin dan tentunya dengan bantuan berbagai pihak, sehingga dapat memperlancar dalam pembuatan makalah ini. Untuk itu kami tidak lupa menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam pembuatan makalah ini.
Namun tidak lepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa ada kekurangan baik dari segi penyusun bahasanya maupun segi lainnya. Oleh karena itu dengan lapang dada dan tangan terbuka penulis menerima saran dan kritik dari pembaca, sehingga penulis dapat memperbaiki makalah Manajemen Kantor.
Akhir kata penulis mengharapkan semoga dari makalah Manajemen Kantor ini dapat diambil hikmah dan manfaatnya sehingga dapat memberikan inpirasi terhadap pembaca.


Bandung, Juni 2017


Penulis




ABSTRACT


Office supervision is one factor that can improve the quality and quantity of employee performance. The need to achieve the objectives of organizational activities that are honest and fair and in accordance with the planned arrangements, then required an accurate and precise monitoring process. The development of information technology today has a positive impact in the process of supervision, especially supervision of the performance of employees in the office. Use of Information Technology can provide accurate results and streamline employee performance time. This paper focuses on the process of monitoring employee performance through the utilization of information technology with various methodologies that can be applied according to the needs of each organization.

Keywords: Office Supervision, Employee Performance Monitoring, Information Technology

ABSTRAK
Pengawasan kantor merupakan salah satu faktor yang dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas kinerja pegawai. Kebutuhan untuk mencapai tujuan kegiatan organisasi yang jujur dan adil serta sesuai dengan penyelenggaraan yang telah direncanakan, maka dibutuhkan proses pengawasan yang akurat dan tepat. Perkembangan teknologi informasi dewasa ini memberikan dampak positif dalam proses pengawasan, khususnya pengawasan kinerja pegawai di kantor. Penggunaan Teknologi Informasi dapat memberikan hasil yang akurat dan mengefektifkan waktu kinerja pegawai. Makalah ini berfokus pada proses pengawasan kinerja pegawai melalui pemanfaatan teknologi informasi dengan berbagai metodologi yang dapat diterapkan sesuai kebutuhan dari masing-masing organisasi.
Keywords: Pengawasan Kantor, Pengawasan Kinerja Pegawai, Teknologi Informasi

 

 



DAFTAR ISI


KATA PENGANTAR.. i
ABSTRACT. ii
DAFTAR ISI iii
BAB 1. 1
PENDAHULUAN.. 1
1.1 Latar Belakang. 1
1.2 Rumusan Masalah. 3
1.3 Manfaat dan Tujuan. 3
BAB II 4
PEMBAHASAN.. 4
2.1 Manajemen Kantor Modern. 4
2.1.1 Manajemen Kantor 4
2.1.2 Manajemen Modern. 5
2.2 Teknologi Informasi 6
2.3 Manfaat Teknologi Informasi 7
2.4 Pengawasan Kinerja Pegawai 8
2.4.1 Proses Pengawasan. 9
2.5 Metoda-Metoda Dalam Proses Pengawasan. 10
2.5.1 Pengawasan Kualitas. 10
2.5.2 Pengawasan Kuantitas. 11
2.5.3 Pengawasan Alternatif. 13
BAB III 18
PENUTUP. 18
3.1 Kesimpulan. 18
3.2 Saran. 18
DAFTAR PUSTAKA.. 19

BAB 1

PENDAHULUAN


1.1 Latar Belakang


Pengawasan adalah kegiatan-kegiatan untuk meyakinkan dan mejamin bahwa tugas atau pekerjaan kantor telah dilakukan sesuai dengan rencana dan penyelenggaraan yang telah di tetapkan. Dalam hal ini pengawasan dapat menjadi acuan dalam memberikan penilaian terhadap pekerjaan seseorang dalam sebuah organisasi. Pengawasan dalam sebuah organisasi sangatlah penting dalam proses mencapai tujuan organisasi. Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan. Berfungsi memastikan apakah aktivitas yang dilakukan karyawan sesuai dengan hasil yang diinginkan atau belum, dan jika belum, penting bagi organisasi untuk meninjau kembali pekerjaan tersebut.  Dalam proses pengawasan banyak sekali cara untuk melaksanakannya salah satunya adalah dengan pemanfatan Teknologi Informasi.
Pada saat ini Teknologi informasi memiliki peran yang signifikan dalam Manajemen Kantor. Hal ini dibuktikan dengan semakin mudahnya pengelolaan arsip, semakin mudahnya akses informasi dari satu titik ke titik lainnya. Tentu saja peran dari sumber daya manusia yang dioptimalkan dapat memberikan kontribusi yang signifikan dalam pemanfaatan Teknologi Informasi di lingkungan manajemen perkantoran.
Pada era teknologi modern ini penggunaan teknologi dalam proses pengawasan sangatlah penting. Terkhususnya dalam proses pengawasan kantor. Penggunaan teknologi informasi dapat mempermudah dalam proses pengawasan kantor sehingga kegiatan-kegiatan kantor dapat terlaksana sesuai dengan penyelenggaraan dan dapat mencapai tujuan yang sudah direncanakan. Pada zaman modern ini banyak sekali perusahaan atau pun organisasi yang menggunakan sistem informasi berbasis teknologi modern dalam proses pengawasannya contohnya adalah penggunaan Finger Print dalam absesnsi pegawai.
Terkait mengenai perkembangan teknologi informasi, pemerintah telah mengeluarkan Instruksi Presiden Nomor 6 tahun 2001 mengenai  Pengembangan dan Pendayagunaan Telematika di Indonesia kepada para menteri, kepala LPND, pimpinan kesekretariatan lembaga tertinggi dan tinggi negara, panglima TNI, kepala POLRI, Jaksa Agung RI, Gubernur Bupati/Walikota. Tujuannya agar pemerintahan di pusat dan di daerah dapat mengimplementasikan TI dalam manajemen pemerintahan sehingga manajemen perkantoran ini dapat dioptimalkan pelaksanaannya.
Pengaplikasian TI dalam manajemen perkantoran dapat meberikan mafaat yang besar dalam proses pengawasan kantor sehingga terwujudnya pelaksanaan kantor yang sesuai dengan penyelenggaraan dan tercapainya tujuan dari organisasi atau perusahaan itu sendiri. Contoh kasus, seorang supervisor tidak perlu mengawasi pegawainya secara langsung selama 24 jam Karena supervisor dapat menggunakan CCTV untuk melihat dan menilai kinerja pegawainya apakah sesuai dengan peraturan atau tidak. Pengawasan pegawai dalam kehadiran tidak perlu dilakukan secara manual karena dengan menggunakan Finger Print dan CCTV dapat terekam mengenai jam hadir dari pegawai dan data yang dihasilkan sangat akurat karena sulit untuk dimanipulasi. Dengan kata lain, penggunaan Finger Print dan CCTV dapat meningkatkan kedisiplinan pegawai.
Dilihat dari sisi pembiayaan, penggunaan Teknologi Informasi memerlukan biaya yang tinggi pada awalnya dengan pemeliharaan jaringan yang efisien. Dibandingakan dengan manajemen konvensional yang banyak menggunakan kertas dan tenaga manusia yang hasilnya belum tentu akurat seperti penggunaan Teknologi Informasi. Maka dari itu dilihat dari tingkat efisiensi dan keakuratan data maka penggunaan Teknologi Informasi dalam Proses Pengawasan Kantor dapat meningkatkan kedisiplinan pegawai


Berdasarkan penjelasan di atas, penulis mengangkat Judul “ Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Proses Pengawasan Kinerja Pegawai di Kantor”

1.2 Rumusan Masalah


Berdasarkan latar belakang makalah diperoleh beberapa permasalahan diantaranya:
1.      Apakah pengertian dari Pengawasan Kantor?
2.      Apakah pengertian dari Teknologi Informasi?
3.      Apa saja tujuan dari Pengawasan Kantor?
4.      Apa saja metoda-metoda dalam proses Pengawasan Kantor?
5.      Apa saja permasalahan yang timbul dalam pemanfaatan Teknologi Informasi dalam proses pengawsan kinerja Pegawai di Kantor?
6.      Bagaimana pemanfaatan Teknologi Inforamsi dalam proses Pengawasan Kantor?

1.3 Manfaat dan Tujuan


1.      Mengetahui dan Memahami pengertian pengawasan kantor.
2.      Mengetahui dan Memahami Teknologi Informasi.
3.      Mengetahui dan Memahami mengenai tujuan dari Pengawasan Kantor.
4.      Mengetahui dan Memahami mengenai metoda-metoda Pengawasan Kantor.
5.      Dapat menyelesaikan permasalahan mengenai pemanfaatan Teknologi Informasi dalam proses pengawsan kinerja Pegawai di Kantor.
6.      Mengetahui dan Memahami bagaimana pemanfaatan Teknologi Inforamsi dalam proses Pengawasan Kantor.

BAB II

PEMBAHASAN


2.1 Manajemen Kantor Modern

2.1.1 Manajemen Kantor

Secara etimologis Kantor berasal dari Bahasa Belanda yakni “kantoor”, yang artinya:  ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Secara singkatnya dapat dikatakan bahwa kantor adalah tempat orang-orang melakukan aktivitas yang berhubungan dengan berbagai pelayanan, keterangan untuk diberikan pada yang membutuhkannya.
Pendapat dari Arthur Grager mengenai Manajemen Kantor “Office management is the function of administering the communication and record service of an organization.” (Manajemen kantor sebagai fungsi dari tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan arsip dalam suatu organisasi)
Pendapat dari George Terry “Office management can be defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective. It deals with the life cycle of business information, and retention, if of permanent value, of destruction if obsolute.” (Manajemen Kantor dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengawasan dan pengendalian dari kegiatan kantor serta menggerakan orang-orang didalamnya untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Hal ini berkaitan dengan daur hidup informasi bisnis yang berupa data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya, melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang.)
Perumusan  Edwin Robinson “Office management is concerned with the direction and supervision of office work. ” (Manajemen kantor berhubungan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan kantor.).
Perumusan William Spriegel & Ernest Davies “Office management is the overall direction of clerical activities as distinguished such activities as transportation, manufacturing, warehousing, and sales.” (Manajemen Kantor merupakan pengarahan secara menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan tulis menulis sebagaimana dibedakan dari kegiatan-kegiatan seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan penjualan).
Setelah mengetaui penjelasan dari beberapa ahli, (Gie, 2009) kemudian mengemukakan pendapatnya mengenai manajemen perkantoran. Dikatakannya: “Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)“. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan:
1.       tata penyelenggaraan;
2.       pelaksanaan secara efisien;
3.       pengendalian, pengawasan dan pengarahan;
4.       perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan
5.       penggerakan.
Dapat disimpulkan berdasarkan pendapat diatas bahwa Manajemen Kantor adalah segala aktivitas yang berhubungan dengan tulis menulis, perencanaan, pengawasan, pengendalian dan penyelenggaraan kegiatan kantor secara tertib agar tercapainya tujuan organisasi.

2.1.2 Manajemen Modern

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2017) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman”. Berkaitan dengan kantor, hal tersebut menggambarkan bahwa kantor memiliki sifat, sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Salah satu ciri dari Kantor Modern adalah memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan yang tepat sesuai kebutuhan, pegawai yang memiliki tingkat disiplin tinggi, bersikap profesional sesuai dengan tuntutan zaman. Kantor modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.
Geoffry Mills dkk (1990) mengatakan bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komunikasi dan pengelolaan data”. Perkantoran modern identic dengan gedung yang megah dan Segala kegiatan kantor serba menggunakan computer berteknologi tinggi. Pemaparan dari (Soetrisno & Renaldi, 2006) mengenai  Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan dilakukan dengan sistem komputer, khususnya keuntungan dalam hal kecepatan, kecermatan, keterhandalan, keterkinian, komunikasi dan pemrosesan data. Namun beberapa hal juga perlu di perhatikan yakni mengenai gangguan yang akan timbul terhadap sistem yang digunakan
Semakin modern suatu kantor maka sifat dan cakupan kegiatannya sangat luas bahkan sampai menglobal, maka dari itu semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses, dan semakin bersar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi. Dibalik keuntungan tersebut perlu diwaspadai mengenai berbagai kemungkinan pengaruh negative global yang bisa mengacaukan penglolaan informasi.

2.2 Teknologi Informasi


Perkembangan teknologi sangatlah berkembang dengan pesat, kebutuhan akan teknologi bagi manusia tidak bisa dipungkiri Karena setiap aktivitas pada abad ini selalu berhubungan dengan teknologi. Setiap individu kini mampu mengakses segala informasi yang mereka perlukan hanya dengan browsing di internet. Informasi dari segala penjuru dunia tersaji lengkap di internet
Pengertian Teknologi Informasi menurut (Amalia, 2010) adalah Adanya hubungan yang positif namun tidak signifikan antara faktor sosial, perasaan pengguna(affect), konsekuensi jangka panjang dan kesesuaian tugas dalam pemanfaatan teknologi informasi terhadap kinerja individual sedangkan kondisi yang memfasilitasi berpengaruh positif signifikan serta hubungan yang negatif signifikan antara kompleksitas dalam pemanfaatan teknologi informasi terhadap kinerja individual.

2.3 Manfaat Teknologi Informasi


Teknologi informasi meliputi komputer (mainframe, mini, micro), perangkat lunak (software), database, jaringan (internet, intranet), electronic commerce, dan jenis lainnya yang berhubungan dengan teknologi (Wilkinson et al., 2000 dalam Arfianti, 2011).
Komputer sebagai pengawas baru dalam perkantoran modern. Menurut Glover (2000), lebih dari 80% perusahaan di A.S. memonitor penggunaan internet dan email pekerjanya yang menggunakan komputer perusahaan. Hal ini didasari adanya kenyataan bahwa penggunaan internet untuk keperluan pribadi lebih kurang 6 jam dalam seminggu. Komputer juga dapat digunakan untuk mengontrol penyelesaian pekerjaan seorang pegawai dalam penyelesaian dalam transaksi yang menggunakan sistem terintegrasi (Nebeker dan Tatum, 1993), yang membuat manajer bisa menganalisis kemacetan penanganan pelanggan terjadi pada bagian atau pegawai mana, sehingga penanganan bisa cepat dilakukan.
Pemanfaatan teknologi informasi mencakup adanya (Hamzah, 2009 dalam Winidyaningrum, 2010) :
a.       Pengolahan data, pengolahan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara elektronik, dan
b.      Pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat.

2.4 Pengawasan Kinerja Pegawai


(Handoko T. H., 2004)  Pengawasan adalah kegiatan yang membanding-kan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria norma standar atau rencana-rencana yang ditetapkan (Handoko, 2004).
(Silalahi, 2002) Pengawasan adalah salah satu dari fungsi manajemen yang mempunyai hubungan erat dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, terutama dengan fungsi perencanaan.fungsi kegiatan perencanaan mewarnai dan mempengaruhi kegiatan pengawasan sedangkan pengawasan yang efektif memberi umpan balik atau feed back untuk perencanaan mengenai hal-hal yang berkaitan degan perubahan-perubahan standard an input yang tidak sesuai.
Tujuan pengawasan menurut (Handayaningrat, 1996) adalah agar hasil pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara daya guna (efisien) dan hasil guna (efektif) sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
(Ruky, 2002) Dalam Bahasa Inggris Performance atau Prestasi Kerja atau disebut Juga sebagai kinerja. Pada prinsipnya, ada istilah lain yang lebih menggambarkan pada “prestasi” dalam bahasa Inggris yaitu kata “achievement”. Tetapi karena kata tersebut berasal dari kata “to achieve” yang berarti “mencapai”, maka dalam bahasa Indonesia sering diartikan menjadi “pencapaian” atau “apa yang dicapai” . Miner (1990) mengemukakan secara umum empat aspek dari kinerja, yaitu sebagai berikut :
a.       Kualitas yang dihasilkan, menerangkan jumlah kesalahan, waktu dan ketepatan dalam melakukan tugas.
b.      Kuantitas yang dihasilkan, berkenan dengan berapa jumlah produk atau jasa yang dapat dihasilkan.
c.       Waktu kerja, menerangkan tentang jumlah absen, keterlambatan, serta masa kerja yang telah dijalani individu pegawai tersebut.
d.      Kerja sama, menerangkan akan bagaimana individu membantu atau menghambat dari teman sekerjanya.

2.4.1 Proses Pengawasan


Pemaparan dari (Handoko T. H., 2003) mengenai proses pengawasan biasanya terdiri paling sedikit lima tahap, yaitu :
1.      Penetapan Standar
Standar mengandung arti sebagai suatu pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanan dapat digunakan sebagai standar.
2.      Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
3.      Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.
4.      Pembandingan pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterpretasikan adanya penyimpangan (deviasi).
5.      Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan.

2.5 Metoda-Metoda Dalam Proses Pengawasan


Proses pengawasan harus dilakukan secara benar dan adil sehingga akan tercapai tujuan organisasi, maka dari itu dibutuhkan metoda-metoda pengawasan. Metoda -metoda dalam pengawasan terbagi kedalam 3 metoda yakni:
1.      Pengawasan Kualitas
2.      Pengawasan Kuantitas
3.      Pengawasan Alternatif

2.5.1 Pengawasan Kualitas

            Sama halnya dengan tujuan dari pengawasan kantor, suatu organisasi melakukan pengawasan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sebuah kegiatan kantor pada rentan waktu yang sudah ditentukan. Untuk memperoleh pengukuran yang baik, evaluasi harus berdasarkan data yang akurat. Pengawasan terhadap kualitas mencangkup evaluasi agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
Beberapa cara atau teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan pengawasan kualitas (leonard dan Hilgert (2004) adalah:
1.             Inspeksi total, berupa pengecekan menyeluruh terhadap seluruh unit kerja atau tugas yang dilakukan oleh pegawai dan menjelaskan apakah standar kualitas minimum sudah tercapai dan bila belum bagaimana memperbaikinya. Misalnya, dengan melakukan pengecekan ulang terhadap hasil pengetikan suatu proposal apakah sesuai dengan kaidah EYD atau penghitungan ulang terhadap tagihan yang akan dikirimkan ke pelanggan. Namun teknik ini kurang efektif jika frekuensinya terlalu sering, apalagi tanpa alasan yang kuat; karena pegawai akan merasa terlalu diawasi sehingga membuat suasana kerja tidak kondusif;
2.             Pengecekan pada area tertentu, dilakukan melalui pengecekan kinerja pegawai di suatu departemen atau divisi tertentu, seperti departemen keuangan, yang dilakukan secara periodik. Penggunaan komponen statistik akan menambah validitas data yang diperoleh dalam fungsi pengawasan;
3.             Pengontrolan kualitas dengan statistik. Apabila inspeksi total belum diperlukan dan pengecekan pada divisi tertentu akurat, manajer dapat menggunakan teknik ini dengan memakai data yang berbasis sampel yang dipilih untuk menjamin validitas dan reliabilitas hasil pengukuran;
4.             Kesalahan Nihil, merupakan teknik pencegahan terhadap potensi kesalahan yang dilakukan oleh pegawai sejak pertama kali mengerjakan tugasnya. Hal ini juga dapat memotivasi pegawai untuk selalu bebas dari kesalahan. Teknik ini diterapkan, mereka seyogyanya diberikan imbalan yang setimpal atas tiadanya kesalahan yang dilakukan dan peningkatan kinerja yang telah dilakukan.

2.5.2 Pengawasan Kuantitas


Untuk memulai pengontrolan, hendaknya organisasi mulai dengan mengumpulkan data aktivitas di kantor dan dijadikan dasar untuk penetapan standar kualitas. Pengukuran ini didesain untuk mendefinisikan dan menggambarkan apa yang diharapkan dari pelaksanaan sebuah kerja, baik dari pegawai maupun dari pihak organisasi. Seperti biasanya, dari waktu ke waktu volume pekerjaan berfluktuasi. Ketersediaan data yang terukur akan menjadi informasi yang berguna bagi pengelolaan kerja, terutama bagi pekerjaan yang berfluktuasi.
Mengontrol Fluktuasi
Untuk mengontrol fluktuasi pekerjaan kantor, beberapa tindakan yang dapat dilakaukan (Quible, 2001 dan Odgers, 2005) antara lain;
1.             Overtime, banyak perusahaan yang menambah jam kerja (lembur) untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan deadline yang terbatas atau karena volume pekerjaan yang menumpuk. Misalnya, banyak pekerjaan di organisasi atau bank akan meningkat volumenya menjelang akhir tahun (tutup buku), karena  adanya keharusan untuk mempertanggung jawabkan dengan kinerjanya kepada stakeholders. Walaupun hal ini dapat di antisipasi dengan menyusun laporan secara periodik, namun fenomena ini tidak dapat dihindari. Untuk itu, manajer harus menyadari adanya potensi penurunan produktivitas jika terdapat penambahan jam kerja bagi pegawai karena rasa lelah yang menyertainya.
2.             Temporary help. Jika penambahan jam kerja kuran memadai atau kurang tepat dilakukan, pemakaian tenaga temporer dalam menghadapi peak season dapat dilakukan. Dapat dibayangkan jika Matahari deparment store menghadapi musim lebaran atau liburan akan dibanjiri konsumen yang berbelanja. Solusi yang paling tepat adalah dengan mengangkat tenaga temporer dengan durasi kerja sepanjang peak season yang diperkirakan akan terjadi.
3.             Part-timer help. Jika fluktuasi terjadi secara reguler, menyewa tenaga paruh waktu juga dapat dilakukan. Misalnya, pada ruang baca FE UNAIR yang mempunya jam kerja panjang (7.00-19.00) akan membutuhkan tenaga paruh waktu yang membantu dalam melayani mahasiswa antara pukul 16.00 – 19.00.
4.             Floating work unit. Beberapa organisasi telah mengembangkan unit kerja yang akan dipakai jika mereka memang diperlukan dalam penyelesaian proyek dengan volume kerja yang tinggi atau time limit yang terbatas.
5.             Cycle billing. Banyak organisasi yang mempunyai jumlah pelanggan yang besar mengimplementasikan teknik ini untuk mengurangi antrian layanan yang akan dilakukan. Misalnya, pada bank BNI di loket pembayaran listrik akan dibagi per-kelurahan dengan waktu layan yang berbeda. Kelurahan Airlangga dan Gubeng di surabaya akan dilayani pada tanggal 1-10 setiap bulannya, dan kelurahan-kelurahan lainnya pada tanggal yang lain untuk mengurangi antrian layanan, mengingat kecenderungan sebagian besar pelanggan PLN akan membayar mendekati deadline pembayaran yang ditentukan.

2.5.3 Pengawasan Alternatif

Beberapa isu strategis perlu dipertimbangkan oleh manajer dalam melaksanakan fungsi pengawasan, seperti tujuan dari pelaksanaan, seperti tujuan dari pelaksanaan kontrol, kepercayaan terhadap sistem kontrol, sikap manajer dan pegawai, frekuensi pelaksanaan, dan sumber juga data yang digunakan untuk pengawasan. Selain jenis pengawasan di atas, Cascio (2003) juga mengajukan dua metode pengawasan alternatif, yaitu:
1.             Behaviour-oriented rating methods, yang merupakan metode penilaian kinerja yang berorientasi pada perilaku pegawai, dengan membandingkan kinerja karyawan yang satu dengan yang lain. Ada 4 teknik yang dapat digunakan:
a)      Teknik deskripsi. Penilai memberikan deskripsi terhadap bawahannya mengenai kekuatan, kelemahan, dan potensi dari pegawai yang dinilai. Namun sistem ini reliabilitasnya kurang, mengingat setiap penilai mempunyai penekanan dan subjektivitas tersendiri terhadap masing-masing pegawai.
b)      Teknik rangking, dengan menyebutkan pegawai mana yang berkinerja paling bagus, dan seterusnya. Pemberian rangking ini bisa melibatkan tim penilai atau dari masing-masing supervisor.
c)      Behavioral checklist, yaitu teknik yang menyediakan daftar perilaku yang berkaitan dengan pekerjaan, dan tugas penilai adalah memilih pernyataan mana yang sesuai dengan kondisi kinerja pegawai. Biasanya teknik ini menggunakan skala Likert untuk mendeskripsikan kinerja seorang pegawai, dan Stockford dan Bissel (1949) menyatakan bahwa teknik ini lebih dapat diandalkan dibandingkan teknik evaluatif (baik buruk). Tabel 9-1 mengilustrasikan teknik ini.

Tabel contoh behavioral checklist
     
      
d) Teknik skala penilaian secara grafis, yang relatif banyak digunakan pada organisasi atau perusahaan (landy dan Rastegary, 1988). Walaupun teknik ini kurang detail, namun mudah digunakan dalam waktu yang singkat. Teknik ini juga mudah untuk di analisis secara kuantitatif, dan banyak tim penilai lebih dapat menerima karena reliabilitas dan validitasnya relatif teruji (Cascio, 1996).
Tabel contoh skala penilaian secara grafis
              

e) Behavioral anchored rating scales (BARS), merupakan variasi dari teknik sebelumnya. Keuntungan utama dari teknik ini adalah adanya pendeskripsian perilaku mana yang dapat dikategorikan sebagai prestasi kerja yang memuaskan, sedang-sedang saja, dan kurang memuaskan. Namun teknik ini membutuhkan usaha yang lebih banyak untuk mengembangkan skala yang dapat diterima oleh semua pihak.
2. Results-oriented rating methods, merupakan metode yang menitik beratkan pada hasil dari kerja yang dibebankan kepada pegawai. Ada 2 teknik yang dapat digunakan, yaitu:
a.       Management by objectives, yang didasarkan pada penetapan tujuan bagi organisasi secara keseluruhan, bagi masing-masing departemen atau divisi, maupun masing-masing pegawai. Teknik ini tidak mengukur perilaku pegawai, namun kontribusi mereka terhadap organisasi (campbell, dunnette, lawler dan weick, 1970). Sebelum menentukan tujuan, manajer harus mendiskusikan tujuan umum apa yang akan dicapai untuk periode waktu tertentu (tiap kwartal, semester, atau tahunan). Selanjutnya pembuatan rencana mengenai bagaimana  dan kapan tujuan tersebut akan tercapai, dan terakhir persetujuan mengenai kapan akan dimulainya upaya tersebut.
b.      Work planning and review, menitikberatkan pada periodisitas penilaian rencana kerja oleh tim penilai dan bawahan untuk mengidentifikasi tujuan yang tercapai, masalah yang harus dipecahkan, dan training yang diperlukan (meyer, kay, dan french, 1965).

Setelah mengetahui mengenai metoda-metoda apa saja yang harus dilakukan dalam pengawasan kinerja pegawai. Dalam proses pelaksanaannya pastilah terdapat masalah yang timbul, maka dari itu haruslah diberikan solusi dalam penyelesaiannya. Suatu bidang yang berhubugan dengan Proses Pengawasan adalah turun naiknya pekerjaan kantor. Dalam kebanyakan kantor volume pekerjaan adalah sangat besar selama bebrapa periode dan sebaliknyasangat sediki selama periode-periode lainnya. Hal seperti ini merupakan sifat umum pekerjaan kantor yang dapat menyulitkan dalam proses pengawasan. Untuk memberikan efektifitas proses pengawasan ketika terjadi turun naiknya pekerjaan kantor. (Moekijat, 2002) menjelaskan mengenai beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam mengawasi turun naiknya pekerjaan kantor:
a.       Pengawasan harus membantu menyelesaikan pekerjaan. Pengawasan merupakan bagian proses manajemen yang dilakukan untuk menyelesaikan pekrjaan tertentu. Kegiatan pengawasan harus dipilij dan digunakan atas dasar pencapaian tujuan.
b.      Semua kegiatan pengawasan harus dikoordinasikan dengan seksama, sehingga dicapai kesatuan dan kegiatan tumpang tindih (Overlapping Efforts) yang sifatnya memboroskan yang minimum. Pengawasan ini seharusnya tidak diberikan kepada pegawai perseorangan namun baiknya mengadakan pengawasan dibawah satu orang atau suatu bagian yang ditunjuk untuk mengurusi fungsi ini.
c.       Semua pegawai harus sadar bahwa pengawasan sebagai sarana untuk membantu pegawai. Pengawasan disini haruslah yang bersifat membantu.
d.      Data mengenai pegawai, mesin, prosedur haruslah diketahui. Pengawasan yang baik dapat dilakukan dengan adanya informasi yang lengkap dan akurat.
e.       Pekerjaan harus dinyatakan dalam satuan-satuan yang dapat terukur
f.       Harus ada pengetahuan tentang standar-standar waktu untuk semua pekerjaan yang penting dalam kantor.
g.      Kejelasan mengenai prosedur kerja.
h.      Harus ada komunikasi yang seksama antara pengawas dengan pegawai yang diawasai.















BAB III

PENUTUP


3.1 Kesimpulan


Perenapan Teknologi Informasi dalam Proses Pengawasan Kinerja Pegawai sangatlah baik dan dapat meningkatkan proses pengawasan terhadap kinerja pegawai. Peran komputer dan teknologi komunikasi diyakini mampu meningkatkan proses pengawasan kinerja pegawai dan meningkatkan produktivitas kerja dengan tingkat akurasi, kecepatan dan kemudahan yang tinggi. Penggunaan aplikasi komputer yang merupakan ringkasan Sistem Informasi Manajemen kini banyak diterapkan di kantor-kantor pemerintah maupun swasta dengan sistem database yang kompleks dan terintegrasi sehingga peningkatatan produktivitas kerja pegawai meningkat sangat signifikan.

3.2 Saran

Dari pembahasan yang telah dipaparkan diatas maka saran yang dapat penulis sampaikan adalah hendaknya setiap organisasi atau kantor memanfaatkan perkembangan teknologi pada masa sekarang dengan sebaik-baiknya salah satunya ialah menerapkan sistem teknologi informasi dalam proses pengawasan kinerja pegawai sebagai contoh penggunaan komputer dengan jaringan internet dalam proses memonitoring pegawai, penggunaan CCTV dalam memonitoring setiap sudut ruangan di kantor dan menggunakan aplikasi Finger Print dalam proses mengawasi kehadiran pegawai.












DAFTAR PUSTAKA

 

Amalia, S. (2010). Persepsi Pegawai Pajak Terhadap Pemanfaatan Teknologi Informasi Kinerja Individual. Skripsi Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro.
Gie, T. L. (2009). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Handayaningrat, S. (1996). Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta: Gunung Agung.
Handoko, T. H. (2003). Manajemen. Yogyakarta: BPFE.
Handoko, T. H. (2004). Manajemen Personalia dan Sumber daya Manusia. Yogyakarta: BPFE.
Moekijat. (2002). Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.
Ruky, A. S. (2002). Sistem Manajemen Kinerja. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Silalahi, U. (2002). Studi tentang Ilmu Administrasi Konsep, Teori dan Dimensi. Bandung: Sinar Baru.
Soetrisno, & Renaldi, B. (2006). Manajemen Perkantoran Modern: Modul Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan Gol III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Suyatna, R. (2012, June 9). Pengaruh Penerapan Teknologi Informasi dalam Manajemen Perkantoran Modern terhadap Produktivitas Kerja Pegawai. Retrieved from Rahmat Suyatna's Blog: https://suyatnar.wordpress.com/2012/06/09/teknologi/



Share:

0 komentar